El manejo de los datos personales en posesión de particulares, manejo, objetivo y prohibiciones
Los responsables del tratamiento de datos personales en posesión de particulares, deben observar los principios de licitud, consentimiento, información, calidad, finalidad, lealtad, proporcionalidad y responsabilidad, previstos en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Los datos personales deben recabarse y tratarse, de manera lícita, evitar su obtención a través de medios engañosos o fraudulentos, conforme a las disposiciones establecidas en esta Ley y demás normatividad aplicable.
Los agentes promotores de Afore tienen prohibido crear, intercambiar o ceder bases de datos que contengan datos personales sensibles que puedan ser utilizados para registrar, traspasar o recertificar cuentas individuales, aun cuando ya no tenga una relación contractual con la AFORE.
El responsable o terceros que intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos personales deben guardar confidencialidad respecto de estos, obligación que subsistirá aún después de finalizar sus relaciones con el titular o, en su caso, con el responsable.
Aviso Importante
El objetivo de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares es: Proteger información que haga a una persona identificada o identificable. De igual forma, busca proteger los datos sensibles como estado de salud, preferencias religiosas o sexuales, que estén en posesión de las empresas. La Ley tiene la intención de regular que los datos sean usados, únicamente para la finalidad que fueron entregados, que se tenga un control de quién y para qué los tiene. Y que el titular o dueño de los datos siempre esté informado del trato de dichos datos, para garantizar la privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa de los individuos.
Obligaciones de la AFORE frente a sus agentes promotores
Las AFORE también tienen responsabilidades bien especificas con sus agentes promotores. Por ejemplo:
- Contar con un riguroso proceso de selección para cerciorarse de que el aspirante reúna las características de aptitud, solvencia moral y adecuado comportamiento para su desempeño como Agente Promotor de Afore.
Integrar, resguardar y actualizar, al menos cada 3 años, un expediente electrónico por cada Agente Promotor de Afore que haya obtenido su registro y conservarlo a la terminación de sus servicios durante un período mínimo de 2 años.
Recibir, atender y resolver las dudas o consultas que le presente el Agente Promotor de Afore, con motivo de su registro o de la prestación de sus servicios.
- Expedir credenciales de identificación a sus agentes promotores, las que serán de carácter intransferible y de exclusividad para la AFORE a la que prestan sus servicios.
- Recoger y destruir la credencial de aquel Agente Promotor de Afore que deje de prestar sus servicios.
- Asumir la responsabilidad de las actividades que realicen los Agentes Promotores de Afore respecto al trámite, calidad y legitimidad de los documentos de registro, traspaso o recertificación de cuentas individuales.
- Informar a la CONSAR, por conducto de su Contralor Normativo, de las irregularidades que pudieran cometer sus agentes promotores.
- Ejercer las sanciones y medidas correctivas establecidas en el Programa de Capacitación y Control.
- Ejercer las acciones civiles o penales que correspondan, cuando del ejercicio de las actividades del Agente Promotor de Afore, se desprenda responsabilidad y se cuente con documentos que así lo acrediten.
- Implementar los controles que sean necesarios para asegurar que se sujetan los Agentes Promotores de Afore, a lo dispuesto por la Ley del SAR, el Reglamento LSAR y las reglas generales que emita la Comisión.
- Respetar la privacidad de los trabajadores y verificar que no se utilicen nóminas, archivos, sistemas informáticos o cualquier otro mecanismo o herramienta que le permita al Agente Promotor de Afore, generar promociones masivas de traspasos.
- Verificar que sus agentes promotores desempeñen sus funciones de forma personal, en nombre y por cuenta de la AFORE e inscribirlos en el Registro de Agentes Promotores.
- Recoger y destruir la credencial de aquel Agente Promotor de Afore, que deje de prestar sus servicios.
- Asumir la responsabilidad de las actividades que realicen los Agentes Promotores de Afore respecto al trámite, calidad y legitimidad de los documentos de registro, traspaso o recertificación de cuentas individuales.
- Informar a la CONSAR, por conducto de su Contralor Normativo, de las irregularidades que pudieran cometer sus agentes promotores.
- Ejercer las sanciones y medidas correctivas establecidas en el Programa de Capacitación y Control Ejercer las acciones civiles o penales que correspondan, cuando del ejercicio de las actividades del Agente Promotor de Afore, se desprenda responsabilidad y se cuente con documentos que así lo acrediten.
- Implementar los controles que sean necesarios para asegurar que el Agente Promotor de Afore se sujeta a lo dispuesto por la Ley del SAR, el Reglamento LSAR y las reglas generales que emita la Comisión.
- Respetar la privacidad de los trabajadores y verificar que no se utilicen nóminas, archivos, sistemas informáticos o cualquier otro mecanismo o herramienta que le permita al Agente Promotor de Afore permita generar promociones masivas de traspasos.
- Revisar que sus agentes promotores desempeñen sus funciones de forma personal, en nombre y por cuenta de la AFORE e inscribirlos en el Registro de Agentes Promotores.
